Tertata, terdata, terjaga, itulah slogan dari Galeri dan Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat di jalan Sutan Syahrir no. 17 yang berada di sebelah rumah Radakng, dimana sedang menggelar pameran arsip dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia ke 78 yang mengundang instansi – instansi, sekolah dan perguruan tinggi di Kalimantan Barat salah satunya kehadiran dosen dan para mahasiswa program studi Pendidikan Sejarah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Tanjungpura (Untan) pada rabu (23/8). 

Ketika mahasiswa Pendidikan Sejarah memasuki ruangan galeri arsip yang berada di lantai atas menyajikan berbagai macam peristiwa sejarah yang pernah terjadi di Indonesia terutama di Kalimantan Barat yang berbentuk foto maupun dokumentasi lainnya seperti berita proklamasi, revolusi kemerdekaan, tragedi Mandor, penumpasan PGRS/Paraku, surat surat penting dan lainnya. 

Armi Dahlini, S.Sos yang juga kerap disapa bunda Armi yang jabatannya sebagai Arsiparis, turut menjelaskan dimulai dari sejarah berdirinya galeri dan depot arsip, dengan berawal namanya Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri) yang berada di Jakarta sebagai pusatnya untuk berwenang memegang dan mengelola arsip arsip daerah khususnya di Kalimantan Barat. Tetapi seiring berjalannya waktu Anri kemudian memberi kewenangan kepada setiap daerah untuk mengelola arsipnya masing masing, sehingga berdirilah Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang posisinya berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

“Sekitar tahun 1994 itu diberi kewenangan otonomi kearsipan jadi setiap provinsi sudah diberi kewenangan untuk mengelola arsipnya sendiri,” ucapnya. 

Dalam mengelola arsip lebih lanjut terdiri dari dua jenis yaitu arsip statis yang bersifatnya permanen mengandung sejarah dan arsip dinamis sebaliknya.  Berbeda dengan arsip statis yang permanen karena posisinya berada dari pencipta, arsip dinamis memiliki dua macam yaitu aktif dan in aktif, dimana aktif kurun waktunya hanya dua tahun musnah dan akan tersimpan di record centers sehingga masuk di bagian in aktif selama kurang lebih 10 tahun terus melakukan penyusutan kemudian diserahkan kepada LKD. 

“Penyusutan kita cek di  record centers itu apakah ini musnah apakah ini ada permanen, kalau musnah semua maka kita musnahkan lewat dibakar atau sebagainya,” ungkapnya. 

Galeri dan depot arsip juga secara terbuka bisa menerima perorangan yang  memiliki arsip arsip yang diutamakan statis dengan bersifat foto, dokumentasi video/film, catatan kertas, surat, kaset bahkan peta bisa untuk disimpan secara permanen dan tidak akan musnah sepanjang masa dengan disimpannya di kearsipan tersebut. 

Armi menegaskan tentang kesadaran masyarakat terutama para pemuda dari Pendidikan Sejarah dan sebagainya dimana juga ada visi “Menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa” untuk bisa terus mengenal arsip yang sebagai rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk dari media dengan berkaitan sejarah dan menghasilkan rasa kesadaran persatuan dan kesatuan bangsa. Oleh sebab itu dengan kesadaran seperti itu bisa mengenal lebih dalam mengingat sejarah dengan peduli akan arsip yang dipamerkan agar tidak dilupakan dan hilang begitu saja.

“Ibu berharap kalianlah selanjutnya untuk meneruskan jangan sampai cerita cerita sejarah kita ini hilang untuk kalian generasi muda, terus peduli terhadap arsip,” ungkap bunda Armi.